“Boleh ngga ya aku hubungi HRDnya untuk ganti  jadwal  wawancara?”

“Katanya aku bakalan di hubungi minggu ini untuk wawancara, tapi kok sampai sekarang belum dihubungi ya? Boleh tidak kalau aku hubungi HRDnya untuk konfirmasi?”

“Dijadwalkan akan dikirimkan tes online malam ini, tapi belum ada di email.ku. Bagaimana ya caranya untuk kontak HRDnya?”

“Saya tidak berminat dengan panggilan ini, boleh ditolak tidak ya?”

Beberapa pertanyaan di atas adalah sebagian dari pertanyaan bernada sama yang pernah diajukan kepada tim SL mengenai baik atau tidaknya mengkonfirmasi jadwal tes ataupun wawancara yang diberikan suatu perusahaan kepada sahabat SL yang beruntung untuk dihubungi.

Mengenai boleh atau tidaknya untuk mengkonfirmasi ulang kepada pihak HRD yang bersangkutan, jawabannya tentu saja boleh karena sebagai kandidat kita memang mempunyai hak untuk bertanya mengenai hal-hal yang belum jelas mengenai undangan panggilan ataupun perjanjian apapun. Hal ini terutama apabila dilakukan lewat telepon karena biasanya terpengaruh oleh sinyal, kondisi/situasi yang bising, waktu berpikir yang singkat, tidak tersedianya media untuk mencatat dan hal lain yang mempengaruhi kejelasan pemberian informasi.

Ada beberapa tips yang bisa SL berikan kepada para sahabat mengenai proses konfirmasi jadwal kepada HRD pengundang, antara lain :

  1. Untuk meminimalisir ketidak jelasan informasi, tanyalah dengan siapa sahabat SL sedang berbicara karena terkadang sebuah perusahaan memiliki lebih dari satu pegawai HRD yang kemungkinan menangani posisi dan kandidat yang berbeda,
  2. Ulangi kembali informasi yang diberikan kepada sahabat SL sebelum mengakhiri pembicaraan karena dengan mengulang akan memudahkan kita untuk mengingat atau mencatat dan apabila ada kesalahan, maka pihak penelepon akan mudah mengkoreksinya,
  3. Di akhir pembicaraan tanyakan nomor yang dapat dihubungi untuk konfirmasi lebih lanjut mengingat terkadang nomor telepon yang tertera di HP sahabat SL adalah line yang menggunakan extention jadi tidak tertuju langsung atau bahkan tidak dapat ditelepon kembali,
  4. Gunakan nada dan cara bicara yang santun karena bisa saja si penelepon/pengundang adalah yang nantinya akan bertemu dengan sahabat SL secara langsung, tentu kita tidak mau kan penilaian pertama kita didapatkan dengan dicap sebagai kandidat yang tidak sopan dan tidak tahu aturan?,
  5. Apabila ingin mengganti jadwal, harap diingat bahwa sahabat SL bukan satu-satunya kandidat yang ada, sehingga ada beberapa kemungkinan :
    1. dalam jangka waktu beberapa lama baru akan ada panggilan ulang karena jadwal sudah terisi dengan beberapa kandidat lain;
    2. apabila sudah mencapai interview akhir dengan direksi sebisa mungkin hindari penjadwalan ulang karena biasanya susah untuk mendapatkan jadwal interview mengingat kesibukan para petinggi ini;
    3. kita sebaiknya menyiapkan diri apabila perusahaan pengundang merupakan perusahaan favorit dan banyaknya kandidat membuat perusahaan cepat memiliki kandidat yang dipilih sehingga posisi yang dikehendaki tidak lowong lagi.
    4. Apabila hendak mengkonfirmasi ke alamat e-mail :
      1. gunakan bahasa yang formal dan padat tetapi jelas, hindari singkatan (mengingat akan ada beda persepsi), hindari  bercerita panjang lebar mengenai kondisi atau alasan penjadwalan ulang melainkan poin-poin utama saja;
      2. sertakan pula subject e-mail dengan jelas mengingat banyaknya e-mail yang sehari-hari diterima oleh HRD suatu perusahaan, misalnya : Permohonan reschedule interview a.n Susi Susanti u.p ibu Dwi (bila diberikan nama interviewernya).
      3. Tidak ada salahnya apabila ingin menolak suatu undangan karena misalnya sahabat SL sudah diterima di perusahaan lain atau ternyata tidak merasa pernah melamar ke perusahaan pengundang (terkadang perusahaan mendapat kontak kita melalui sumber tertentu) atau posisi yang ditawarkan berbeda dari yang dilamar di awal dan tidak tertarik akan posisi tersebut. Bisa saja dengan langsung tidak datang sesuai jadwal, tetapi alangkah baik dan sopannya apabila penolakan dilakukan di awal agar pihak perusahaan dapat menghubungi kandidat lain untuk mengisi kekosongan posisi tersebut.

Demikian sahabat SL seputar bagaimana mengkonfirmasi undangan baik untuk tes maupun wawancara yang dapat kami bagikan. Jangan lupa, perhatikan kesopanan ya. Tetap semangat!

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here